Adiós a la procrastinación y hola a la buena gestión del tiempo

Si eres de los que tienen varias pestañas abiertas a la vez y no precisamente con la prensa económica o los últimos informes de la CEOE, entonces este artículo te interesa. Porque si bien no podemos rendir al 100% durante toda la jornada laboral, procrastinación no es sinónimo de descanso.

Al contrario, dedicar ese tiempo ‘robado’ al trabajo de manera excesiva, genera un sentimiento de culpa que afecta a nuestra motivación, nuestra autoestima, y tendemos entonces a procrastinar más.

Se llega luego a una fase más aguda, casi de autoboicoteo, cuando descubrimos que hemos perdido más tiempo de la cuenta, y que ya casi no merece la pena seguir con el empeño y damos la tarde prácticamente por perdida.

Son males del trabajador moderno, acechado por un sinfín de tentaciones a golpe de clic, que se pueden resolver con cuatro palabras: plan de gestión del tiempo.

¿Qué estrategias de gestión del tiempo puedo emplear?

Para que el tiempo sea tu aliado y no un escurridizo elemento propio de un cuadro de Dalí, lo más recomendable es poner en práctica algunos de los recursos para ello. Hablamos, claro está, del tiempo acotado al día a día, a la semana, como mucho, y no al tiempo que transcurre por el calendario, con sus distintas celebraciones y efemérides, algunas más alegres que otras.

Entre las técnicas más recurrentes para dominar el tiempo se encuentran:

• El método pomodoro. Ya reseñando en este blog, es uno de esos ‘trucos’ para trocear el tiempo y conquistar parcelas de productividad que no puede faltar en este listado.

• El ‘slicing’ o el troceo del tiempo y las tareas. Enfrentarse a una gran carga de trabajo puede conducir al bloqueo, mientras que acometer las partes de ese todo es la mejor manera de no venirse abajo. En términos de gestión del tiempo, esto significa destinar un tiempo determinado para tareas determinadas, sin pensar tanto en terminarlas como simplemente en hacerlas.

• Tiempo vs. metas. En relación con el punto anterior, hay quien prefiere no descansar hasta que termina una tarea, lo cual es loable pero tiene riesgos de caer en la procrastinación, por la presión que se ejerce sobre uno mismo. Por eso, asignarse, por ejemplo, dos horas de trabajo, con una pausa de cinco minutos a la mitad, es una opción también recomendable para gestionar el tiempo. Es decir, no obsesionarse con terminar una tarea sino simplemente hacerla. Sin prisas ni deadlines extremos. El tiempo que cueste.

• Descansos. Combinar el descanso con el trabajo es la fórmula del éxito. Si bien esto parece una obviedad, no siempre nos concedemos los descansos necesarios, imbuidos como estamos del espíritu de producir, producir y producir.

Olvidamos que cuanto más cansados estamos, más caemos en las tentaciones pierdetiempos de la procrastinación. Un descanso cada hora, sobre todo si aprovechamos para hacer algo de ejercicio, nos hará ser más productivos. Así que ya sabes, no te olvides de tomar un descanso.

Beneficios de la gestión del tiempo

Las ventajas de ser amigo del reloj no solo redundan en tu calidad de vida laboral y una mejor gestión del estrés, sino que benefician también al conjunto de la empresa para la que trabajas.

Un aumento de la productividad implica atender más y mejor los encargos, no demorarse excesivamente en ellos, lo cual se traduce en un ahorro de costes para la empresa y una mayor optimización de los recursos.

Para ello, además de los ‘tips’ concretos ya vistos, conviene también realizar ciertos cambios de mentalidad para conquistar el tiempo. Entre ellos, identificar a los elementos quitatiempos y luchar contra ellos.

Puede ser una distracción o unos hábitos concretos: lentitud en arrancar nada más levantarse, una comida de trabajo que acaba generando demasiadas pérdidas de tiempo, acudir a un evento en las horas en que más productivos somos…

También es importante centrarse en aquellas labores más importantes y dejar en un segundo plano lo accesorio. Discernir en la prioridad de las distintas tareas y acometer antes las que más urgencia tienen, pero también las que presentan un mayor grado de dificultad. Esto refuerza nuestra satisfacción personal y redunda en una mayor productividad.

Por último, un uso inteligente de la agenda, tanto digital como analógica, y una buena capacidad para delegar aquello que sea posible nos darán también las llaves del tiempo recobrado.

Dicho esto, ¿tendrás un rato para visitarnos? Será una inversión de tiempo de lo más productiva.